静岡初!PTAの運営委員会 おうちに居ながら参加できるオンライン会議でやってみた!

Shizuoka's first! I tried it at a PTA online meeting! Web活用

コロナウイルス感染拡大…させないために学校の重要行事すら中止、または規模縮小というお達し。

そんな中でも、動かさなければいけない「議案」「議題」があったりします。

 

私は静岡市内の公立小学校のPTA事務をして10年。

それも、フリーランスの販促デザイン業を続けながら。

学校というのは、基本「アナログ」でできているので基本連絡は紙ベースや電話。

または来校して面談…

 

信用ベースでできているから。

 

この効率の良いWebを怖がる人が9割くらいいる印象の職員室内。

 

Web屋の私としては、今後、Web活用の大きな波が来ることがわかっているのに、アナログを推し進めることに、結構抵抗して、早い段階でWeb化を導入させてもらってます。

広報に関しては費用対効果も期待するところ。

まずは、PTAの広報誌をWeb版にしてブログ形式で運営を始めて2年になります。

印刷にかかわるものに関してかなり費用削減となっております。

 

他の小学校に比べたら断然、Webを活用中。

その件についてはまた別の機会に…

 

本来は顔を合わせて行う運営委員会

今回、タイトルにもありますように、定例で行われているPTA会長はじめ三役と各専門委員長が集まる運営委員会の行われる予定となっていた日が、このコロナウイルス感染拡大予防のための休校期間と重なることもあり、中止になりかけました。

 

が、これはWebの出番だろう!と、満を持して「オンラインで会議ができるZOOM」の利用を提案させていただきました。

 

校長先生に直談判。

 

実施の下準備としてやった⑩のこと

何それ?と否定されることもなく、何それ?おもしろそう!という反応をいただき、実際の開催まで、私の準備期間1週間、その方法について紙ベース、動画のレクチャー、資料のPDF化、PDFをダウンロードできるようにPTAのホームページに設置。

 

LINEグループ等の関係各所へ密な連絡。

PTAの仲間が、「ダウンロードできない!」とトークに履歴を残すと、すかさず「こうやってみたら?」とサポートが入る!

 

みんなで支えあうPTAが、この小学校にはいつもあることに大感謝なんです。

 

だから、私は私のできることで全力サポートしていこうと思うのです…

 

 

思いを述べたところで、実際に作ったものや、レクチャー動画を見ていただいた方が早いと思うので、順番にご紹介していきます。

 

ZOOMミーテングの開催予約をしておく

私は、ZOOMが導入されてまもなくからのユーザーで、有料アカウントを持っているので40分という枠以上を自由に使うことができます。

ですから、存分に活用させていただこうと、今回のミーテングについても①日付と時間を予約して、②開催のためのURLを確保しました。

 

そしてそのURLを③印刷物に貼るためにQRコードにしておきます。

 

当日の資料をまとめてダウンロードできるようにPDF化

2018年からPTAでホームページを構築し、(もちろんWordPressで!)主に広報を担当する「文化厚生委員会」の役員のお母さんたちが行事の取材をしたものをブログ形式で1記事1記事仕上げていくことをしています。

 

このホームページでは、それだけでなくPTA総会の資料などをダウンロードできるようにしてあったり、緊急アンケートの窓口になったり…という活用をしています。

 

まずは④当日使用する資料を印刷したものを、パソコンとつないだプリンターのスキャナーでPDFにし、その⑤PDFをPTAのホームページのダウンロードのページへ設置しておきます。

 

そして、⑥該当URLのQRコードも印刷物に貼るために作っておきます。

 

ZOOMミーテングへの参加方法の案内

まずは、ZOOMミーティングへの参加方法。

その文書に、なぜこのようなことをするのかを記載した⑦正式文書を用意しました。

 

もちろん、学校の稟議通りに。

 

そして配布したのがこちらの文書。

 

 

 

子どもたちが休校中のため、子ども経由でお便りをもって帰れる状況はないので、LINEを使って、PDFとして配布。

 

PDFとは便利なもので、リンクを有効にしておけばしっかり、リンクをタップすることで目標ページにつながります。

(上の画像の青い文字はリンクが貼ってあるので便利です~)

 

いちいちURLなんて打ってられないですよね(;’∀’)

コピペも面倒(笑)

 

 

ZOOMミーテングへの参加の仕方のレクチャー動画を捨て身で作った

とにかく、始めて使う人だらけなので、そのリンクをタップすると自動的にアプリのダウンロードそしてインストールされることを説明した⑧動画を作って自分のYouTubeチャンネルに投稿

 

それがこちら。

カンタン!スマホでzoomのWeb会議に参加する方法

このような下準備をして、当日を待ちました。

サムネイルが、捨て身過ぎる(笑)

 

 

そして当日…

当日は学校に私と教務主任、そして校長先生がスタンバイ。

 

⑨万が一に備えて、パソコン2台で対応。

 

1つのPCはホスト用。

もう一つは、別アカウントで参加。

 

セキュリティ環境がかなりガチガチなので、使えるランがありません。

 

私の古~いiPhone6Sを⑩テザリングで2台つなぎ、Wi-Fi環境を整えました。

 

こんな感じで会議室にPC設置。

 

ZOOMに待機室を設けているので、開催時間まで待機していただき時間になってからオープン!

 

 

PC画面にみなさん勢ぞろいです!

 

感激!

 

 

私が待機者をスムーズ誘導できなかった時間が少しあり、スタートが10分ほど遅くなってしまいましたが、無事1時間でみんなが解決したかった事、学校が伝えたかった事をいつもと同じ感じで終了することができました。

 

司会のKさま、スムーズな進行ありがとうございます!

また、ZOOMミーテングしながら議事をすぐにデータ化してくれる書記のOさま、いつも感謝してます^^

他にも、他にも、頑張って初めてのことだからといって、嫌がらずに挑戦してくれたみんな~~!

大好きよ~♪

 

終了後…

終わった時、校長先生が、

 

宮城島さん、こんなすごい経験をさせてくれてありがとう!

おうちでのみなさんの様子も見れて安心しました。

それにしても、タイムラグもないし、声もちゃんと聞こえるし、すごいね!

 

と。

 

でしょ~~~!

 

というわけで、まずは集まらなくてもしっかり意思疎通ができるZOOMミーティングを実現しました。

 

おそらく、静岡初!であることは間違いないと思います。

だって、学校を巻き込めるようなことを言い出せる不届きものは、おそらく私しかいない!と確信してますから(笑)

 

Web使い、ばんざ~~い!

 

まだ課題はある!

ということで、次の課題、4月の役員選出をYouTubeの非公開ライブ配信でやろうかどうしようか…

 

まだ、集まってなにかやったとしたら、誰かのペナルティになるならそういうリスクは避けたい。

 

回避できる方法は、やっぱりWeb活用しかないだろうなぁ。

 

ということで、それについてもまたご報告しますね!

 

PTA事務兼販促ツールデザインの専門家ラスタイルデザインのミヤギシマヒトミがお送りしました!!!

 

じゃ!!

 

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  2. ドメイン取得と設定、そしてS化
  3. ワードプレスのインストール
  4. ワードプレス絶対必須の初期設定
  5. ワードプレスのテーマをインストール
  6. プラグインをインストール
  7. グーグルアナリティクスとサーチコンソールの設定
  8. 固定ページ(Gナビ)作ろう
  9. メニュー表示のカスタマイズ
  10. サイド・フッター(ウィジェット)表示の設定

 

 

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